Den här guiden riktar sig till butiks- och ekonomipersonal som kopplar Walley till Fortnox via Junipeer. Den går igenom flödena, anslutningen, hur utbetalningar bokförs och matchas samt vad du ska kontrollera innan du går live.
Gå först igenom Connecting payment services to Junipeer. Där beskrivs de steg som är gemensamma för alla betaltjänstleverantörer. Den här guiden tar upp det som är specifikt för Walley och Fortnox.
Vad integrationen gör
Integrationen Walley ↔ Fortnox har tre flöden. Alla läser från Walley och skriver till Fortnox.
Flöde | Vad det gör |
|---|---|
Export Invoices to Fortnox | Skapar fakturor i Fortnox från Walley. Kan köras enligt schema eller via webhook. |
Export Refunds to Fortnox | Skapar kreditfakturor i Fortnox för återbetalningar som görs i Walley. |
Export Payouts to Fortnox | Läser utbetalningar från Walley, matchar varje transaktion mot motsvarande faktura i Fortnox, markerar fakturan som betald och bokför avgifterna. |
Välj dina flöden med omsorg. Om dina ordrar redan kommer in i Fortnox via en webbutiksintegration (till exempel Shopify, Centra eller WooCommerce) ska du inte skapa samma försäljning igen från Walley – då får du dubbletter. Begränsa i så fall den här integrationen till Export Payouts to Fortnox (och återbetalningar endast om din webbutiksintegration inte redan hanterar dem). Om du är osäker, fråga din onboardingkontakt på Junipeer.
Innan du börjar
Fortnox är förberett: en integrationsanvändare, valutor, momssatser och ett betalsätt för Walley. Se Prepare Fortnox for integration.
Du kan logga in i Walley och skapa en API-nyckel.
Du vet vilka konton i Fortnox som ska användas för avgifter, moms på avgifter och öresavrundning. Fråga din redovisningskonsult.
Ansluta Walley och Fortnox
Gå till Get Started → Connect Systems i Junipeer-appen. Anslut Fortnox genom att klicka på Fortnox-knappen och logga in. Fyll sedan i fälten för Walley:
Fält | Vad du anger |
|---|---|
Client ID | Skapa det i Walley: profilikonen → Manage Organization → Create New → Api Key. Välj obegränsad. |
Client Secret | Visas när du skapar API-nyckeln. Kopiera den direkt och klistra in den här. Den sparas som en hemlighet. |
Test mode | No (standard) för ditt skarpa Walley-konto. Yes endast om du ansluter till Walleys testmiljö. |
Alla tre fälten är obligatoriska. När båda systemen visar en grön bock är du redo att konfigurera.
Fakturor
Export Invoices to Fortnox har följande inställningar under Invoice Settings:
Inställning | Vad den gör |
|---|---|
Mark order as Warehouse Ready / Delivered before creating invoice | Markerar ordern som levererad innan fakturan skapas. Behövs när du använder lagermodulen i Fortnox. |
Automatically mark Invoices as Paid | Avancerad. Markerar fakturor som betalda direkt i stället för att vänta på utbetalningen. Låt normalt denna vara avstängd när du använder utbetalningsflödet, så att det är utbetalningen som markerar fakturan som betald. |
Specify the methods that we should consider the order paid AND automatically mark as paid the invoice (if the above setting is enabled) | Avancerad. Kopplar Walleys betalmetod till ett betalsätt i Fortnox. Endast fakturor med en mappad metod markeras som betalda. |
Återbetalningar
Export Refunds to Fortnox skapar en kreditfaktura i Fortnox när en återbetalning görs i Walley. Följande inställningar är avancerade:
Inställning | Vad den gör |
|---|---|
Book keep credit invoices | Standard Yes. Bokför kreditfakturan i Fortnox. |
Send credit invoices | Standard No. Yes skickar kreditfakturan till kunden med kundens leveranssätt i Fortnox. |
Refund Reference Field | Vilket fält i Fortnox som Junipeer använder för att hitta originalfakturan när fakturan eller ordern inte skapades av den här integrationen – till exempel ordrar från innan du började använda Junipeer. |
Search Refund Reference on Order | Yes söker efter originalordern och krediterar dess faktura. No söker direkt efter fakturan. |
Återbetalningsflödet visar även Automatically mark Invoices as Paid och den tillhörande listan över betalmetoder, som beskrivs under fakturaflödet ovan.
Bokföringsinställningar för utbetalningar
Öppna Configure → Settings och leta upp Booking Accounting Settings for Settlements. Lägg till Walley som betaltjänstleverantör och fyll i kontona nedan. Detta styr hur varje utbetalning bokförs i Fortnox. Utan dessa inställningar bokförs utbetalningarna inte korrekt.
Kontonumren nedan är de vanliga svenska exemplen som visas i appen. Stäm av varje konto med din redovisningskonsult innan du sparar – din kontoplan kan skilja sig.
Inställning | Vad du anger |
|---|---|
Payment Method | Betalsättet i Fortnox för Walley. Obligatoriskt. Listan hämtas från Fortnox – om Walley saknas, lägg först till det i Fortnox. |
Map Currency with Mode of Payment (if different than (default) Payment Method above) | Valfritt (avancerat). Använd ett annat betalsätt i Fortnox för utbetalningar i en viss valuta, till exempel utbetalningar i EUR som går till ett separat EUR-konto. Valutor som du inte mappar använder Payment Method ovan. |
Account Number Bank Costs | Kontot för Walleys avgift exklusive moms. Obligatoriskt. Appen föreslår 6570. |
VAT account for provider fees | Där momsen på Walleys avgifter bokförs. Detta är ingående moms som du kan dra av. Obligatoriskt. Används endast när Walley redovisar moms på en avgift. Appen föreslår 2641 i Sverige. |
Account Number for Incoming Tax | Används endast när utbetalningen inte kommer från Sverige. Lämna tomt för svenska betalningar. |
Account Number for Penny rounding | Små differenser mellan fakturabeloppet och det betalda beloppet. Obligatoriskt. Appen föreslår 3740. |
Account Number for Currency Profit | Valfritt. Små differenser vid valutaomräkning som ger en vinst. Appen föreslår 3960. Lämna tomt för att använda öresavrundningskontot för både vinst och förlust. |
Account Number for Currency Loss | Valfritt. Samma sak för en förlust. Appen föreslår 7960. |
Klicka på ? bredvid varje inställning i appen för mer information.
Så matchas utbetalningar mot fakturor
Så stäms en utbetalning av
Från kundens betalning till rätt konto i ditt affärssystem.
Matchningen bygger på referensen som sparades på ordern eller fakturan när ordern synkades. Saknas referensen kan utbetalningen inte matchas.
När Walley gör en utbetalning läser Junipeer utbetalningen och hittar Fortnox-fakturan för varje transaktion. Matchade fakturor markeras som betalda och avgifterna bokförs på de konton du angett ovan.
För att hitta rätt faktura hämtar Junipeer en referens från utbetalningen och söker efter den i ett fält på Fortnox-fakturan (eller ordern). Du bestämmer var sökningen görs under General Settings:
Inställning | Vad den gör |
|---|---|
Payout Reference Field | Obligatoriskt. Det fält i Fortnox som innehåller referensen, oftast butikens order-ID eller betalningens order-ID. I många uppsättningar är det ExternalInvoiceReference1. Öppna en nyligen skapad faktura i Fortnox för att se vilket fält som innehåller orderreferensen. |
Fallback Payout Reference Field | Valfritt (avancerat). Ett andra fält att söka i om referensen inte hittas i det första, till exempel ExternalInvoiceReference2. |
Use Payment ID as Payout Reference | Valfritt (avancerat). Som standard söker Junipeer efter handlarreferensen (oftast ditt ordernummer). Välj detta för att i stället söka efter betalnings-ID:t (oftast Walleys order-ID), eller för att först prova det ena och sedan det andra. Välj det som faktiskt lagras i ditt Payout Reference Field. |
Search for the Payout Reference on the Order | Valfritt (avancerat). Yes söker på ordern i Fortnox och hittar sedan dess faktura. No söker direkt på fakturan. |
Book keep invoice payment | Valfritt (avancerat), standard Yes. Bokför de inbetalningar som Junipeer skapar utifrån utbetalningar. Behåll Yes om fakturor ska markeras som betalda automatiskt. |
Läs mer i Matcha utbetalningsreferenser i Fortnox och Avstämning av utbetalningar.
Driftsättning
Utbetalningar går oftast inte att testa i förväg. Den schemalagda körningen måste köras i produktion, och du bör kontrollera resultatet efter varje körning.
Fortnox är anslutet och förberett, inklusive ett betalsätt för Walley.
Client ID och Client Secret är ifyllda, Test mode är No och anslutningen visar en grön bock.
Endast de flöden du behöver är aktiverade. Skapa inte fakturor eller återbetalningar från Walley om din webbutiksintegration redan gör det.
Booking Accounting Settings for Settlements är ifyllt för Walley och din redovisningskonsult har godkänt kontona.
Payout Reference Field stämmer med det fält där orderreferensen lagras. Kontrollera en nyligen skapad faktura i Fortnox.
Om du använder flödena för fakturor eller återbetalningar, testa först en eller två med testpanelen.
Schemalägg Export Payouts to Fortnox. Utbetalningar körs oftast en gång per dag, till exempel kl. 23:00.
Kontakta din onboardingkontakt på Junipeer för att gå igenom uppsättningen innan du driftsätter.
Efter de första utbetalningarna, kontrollera i Fortnox att fakturorna är markerade som betalda och att avgifterna är bokförda på rätt konton.
Vanliga fallgropar
Client Secret har tappats bort. Den visas bara när du skapar API-nyckeln. Om du inte kopierade den, skapa en ny API-nyckel i Walley.
Testläget är fortfarande på. När Test mode är satt till Yes kommunicerar Junipeer med Walleys testmiljö och ser inte dina skarpa data.
Återbetalningsbeloppet räknas två gånger. I vissa uppsättningar dras en återbetalning både som en negativ utbetalningsrad och som en återbetalning, så att fakturan visar dubbla återbetalningen. Kontakta Junipeers support med order- och utbetalnings-ID:n.
Fakturor markeras som betalda för tidigt. Om Automatically mark Invoices as Paid är aktiverat markeras fakturorna som betalda när de skapas, inte när Walley betalar ut.
"No invoice found" på en utbetalning. Oftast pekar Payout Reference Field på ett fält som är tomt eller innehåller en annan referens än den som finns på utbetalningen. Öppna den misslyckade uppgiften i loggarna, notera referensen och kontrollera vilket fält i Fortnox som innehåller den. Det kan också vara så att fakturan inte finns ännu, om utbetalningen kom innan ordern synkroniserades.
Betalsättet saknas i listan. Skapa det först i Fortnox och klicka sedan på Clear Cache på inställningssidan.
Betaldatum före fakturadatum. Fortnox kan avvisa en betalning som är daterad före fakturan. Se Felkoder.
Fakturor i en annan valuta än utbetalningen. Detta ger "Unsupported currency combination". Om du säljer i flera valutor, kontakta Junipeers support för att få det uppsatt.
Ny betaltjänst aktiverades i webbutiken innan Junipeer var konfigurerat. Utbetalningar för dessa tidiga ordrar kan få fel referenser. Konfigurera Junipeer först. Om det redan har hänt, kontakta supporten.