Den här guiden är till för butiks- och ekonomipersonal som kopplar Svea till Fortnox med Junipeer. Den beskriver vad integrationen gör, var Sveas inloggningsuppgifter ska anges, hur utbetalningar bokförs och matchas mot fakturor och vad du bör kontrollera innan du går live.
Börja med den allmänna guiden för betalleverantörer – den beskriver de steg som är gemensamma för alla integrationer med betalleverantörer: Koppla betaltjänster till Junipeer. Den här guiden tar bara upp det som är specifikt för Svea och Fortnox.
Vad integrationen gör
Integrationen Svea ↔ Fortnox har fem flöden. Du väljer vilka du vill använda under Get Started → Select Flows.
Flöde | Vad det gör |
|---|---|
Export Orders to Fortnox | Skapar ordrar i Fortnox från Svea-ordrar. |
Transform Fortnox orders to Invoices | Omvandlar Fortnox-ordrarna till fakturor. |
Export Refunds to Fortnox | Skapar kreditfakturor i Fortnox för återbetalningar i Svea. |
Export Payouts to Fortnox | Hämtar utbetalningar från Svea, markerar matchande fakturor som betalda och bokför Sveas avgifter. |
Create InStore orders in SVEA | Skapar InStore-ordrar i Svea (en Svea Checkout-länk) från Fortnox-ordrar. |
Om din webbutik redan skickar ordrar till Fortnox (till exempel via en integration mellan webbutik och Fortnox) ska du inte aktivera orderflödet här. Då skulle ordrarna skapas två gånger. Använd i så fall Export Payouts to Fortnox och vid behov Export Refunds to Fortnox.
Kortbetalningar dras senare. Svea drar kortbetalningar i sitt eget nattliga jobb, så direkt efter köpet väntar en kortbetalning fortfarande på att dras (CAPTPENDING i Svea). Sveas avstämningsrapport, som utbetalningsflödet läser, innehåller bara dragna betalningar.
Inloggningsuppgifter
Gå till Get Started → Connect Systems. Koppla Fortnox först (du godkänner kopplingen i Fortnox) och ange sedan dina uppgifter för Svea:
Inställning | Vad du anger |
|---|---|
Merchant ID | Ditt Merchant ID hos Svea. Du hittar det i Svea Admin. |
Secret | Ditt hemliga ord hos Svea. Du hittar det i Svea Admin. |
Test Mode | Yes skickar till Svea i testläge. No vid normal användning. |
Instore API username / Instore API password | Endast om du använder InStore-ordrar. Lämna dem annars tomma. |
Om du inte har Merchant ID och Secret ber du din kontaktperson på Svea om just de två värdena. När båda systemen visar en grön bock kan du börja konfigurera.
Bokföring av utbetalningar: Booking Accounting Settings for Settlements
Gå till Configure → Settings och öppna Booking Accounting Settings for Settlements. Lägg till Svea som betalleverantör och fyll i:
Inställning | Vad du anger |
|---|---|
Payment Method | Det betalsätt i Fortnox som utbetalningar från Svea bokförs mot. Listan hämtas från Fortnox – om Svea saknas skapar du det först i Fortnox och klickar sedan på Clear Cache på inställningssidan. Obligatoriskt. |
Map Currency with Mode of Payment (if different than (default) Payment Method above) | Valfritt. Använd det endast om utbetalningar i en viss valuta ska använda ett annat betalsätt. Valutor som du inte mappar använder Payment Method ovan. |
Account Number Bank Costs | Kontot för Sveas avgift exklusive moms. Ofta 6570. Obligatoriskt. |
VAT account for provider fees | Där momsen på Sveas avgifter bokförs. Detta är ingående moms som du kan dra av. Används endast när Svea redovisar moms på en avgift. Obligatoriskt. |
Account Number for Incoming Tax | Används endast när utbetalningen inte kommer från Sverige. Lämna tomt för svenska betalningar. |
Account Number for Penny rounding | Små differenser mellan fakturabeloppet och det betalda beloppet. Ofta 3740. Obligatoriskt. |
Account Number for Currency Profit / Account Number for Currency Loss | Små differenser som uppstår vid valutaomräkning. Ofta 3960 och 7960. Lämna dem tomma för att i stället bokföra dessa på kontot för öresavrundning. |
Kontonumren ovan är vanliga svenska värden, inte regler. Stäm av varje konto med den som sköter er bokföring innan du sparar. Klicka på ? bredvid respektive inställning för mer information.
Utan det här avsnittet kan utbetalningar inte bokföras i Fortnox.
Så matchas utbetalningar mot fakturor
Så stäms en utbetalning av
Från kundens betalning till rätt konto i ditt affärssystem.
Matchningen bygger på referensen som sparades på ordern eller fakturan när ordern synkades. Saknas referensen kan utbetalningen inte matchas.
Varje utbetalning från Svea listar de betalningar som ingår. För varje betalning söker Junipeer efter den matchande fakturan i Fortnox, registrerar betalningen mot den och bokför avgiften. För att hitta fakturan jämför Junipeer en referens från utbetalningen med ett fält på fakturan eller ordern i Fortnox. Båda sidor måste innehålla samma värde.
Fakturan markeras som betald av den här utbetalningskörningen, inte när kunden betalar. Ordrar som betalas med Svea Invoice eller kort förblir bokförda men obetalda i Fortnox tills den nattliga utbetalningen som innehåller dem har matchats, vanligtvis en eller två dagar efter köpet. Varje utbetalning läses en gång. Om fakturan inte finns ännu eller inte är bokförd när utbetalningen körs loggas den betalningen som ett fel och provas inte igen av sig själv. Se Fakturan är fortfarande obetald efter en utbetalning.
Allmänna inställningar
Inställning | Vad den gör |
|---|---|
Payout Reference Field | Vilket fält i Fortnox som innehåller referensen – vanligtvis där butikens order-ID eller betalningsorderns ID sparas. Obligatoriskt. |
Fallback Payout Reference Field | Ett andra fält att söka i om referensen inte hittas i det första. Valfritt. |
Use Payment ID as Payout Reference | Om sökningen ska göras med handlarreferensen eller med Payment ID (vanligtvis Sveas order-ID). |
Search for the Payout Reference on the Order | Yes söker på ordern i Fortnox och hittar sedan dess faktura. No söker direkt på fakturan. |
Book keep invoice payment | Bokför betalningen i Fortnox. Aktiverat som standard och krävs om fakturor ska markeras som betalda automatiskt. |
Fortnox erbjuder följande fält:
DocumentNumber (dokumentnummer/ID)
ExternalInvoiceReference1 (extern fakturareferens 1)
ExternalInvoiceReference2 (extern fakturareferens 2)
OurReference (används sällan)
YourOrderNumber (endast på fakturor – kan inte användas för att söka efter ordrar)
Use Payment ID as Payout Reference styr vilken referens från utbetalningen som Junipeer söker efter:
No, use payment (merchant) reference (standard)
Ja, använd betalnings-ID (order-ID)
Use Payment (order) ID, then (merchant) Reference om ingen träff hittas
Use (merchant) Reference, then Payment (order) ID om ingen träff hittas
Inställningar för utbetalningar
Inställning | Vad den gör |
|---|---|
Svea Order Reference Manipulation | Rensar handlarreferensen från Svea innan den används – till exempel genom att ta bort ett prefix, eller dela upp den vid |
Use Checkout ID as payout payment reference (Payment ID) | Yes använder Sveas Checkout ID som Payment ID på utbetalningstransaktioner. No använder Sveas Order ID. |
Så väljer du rätt fält
Öppna en nyligen skapad faktura i Fortnox som har betalats med Svea.
Titta på referensfälten och leta upp det fält som innehåller värdet som Svea skickar i sin utbetalning – oftast butikens order-ID.
Ställ in Payout Reference Field på det fältet.
Om referensen på fakturan är Sveas eget ID i stället för ditt ordernummer ställer du in Use Payment ID as Payout Reference (och vid behov Use Checkout ID as payout payment reference (Payment ID)) så att de matchar.
Om ordrarna kommer till Fortnox via en annan integration är det den integrationen som avgör vilket fält som får referensen. Utbetalningsinställningarna här måste peka på samma fält. Läs mer i Matchning av utbetalningsreferenser i Fortnox.
Returer
Export Refunds to Fortnox skapar kreditfakturor. Om originalfakturan inte skapades av den här integrationen (till exempel ordrar från innan du började använda Junipeer) ställer du in Refund Reference Field och Search Refund Reference on Order så att Junipeer kan hitta den. Book keep credit invoices är aktiverat som standard.
Svea skickar en kreditering som en generell rad. Kreditfakturan får därför en enda rad med det krediterade beloppet i stället för de ursprungliga orderraderna, och inget lager återförs i Fortnox. Om beloppet ser fel ut, kontrollera krediteringen med Svea.
En kreditfaktura skapas bara när Svea har en kreditering för ordern. En order som har annullerats i Svea utan kreditering ger ingen kreditfaktura. Precis som en faktura regleras kreditfakturan av den utbetalning som innehåller återbetalningen.
InStore-ordrar (valfritt)
Med Create InStore orders in SVEA blir Fortnox-ordrar till InStore-ordrar i Svea. Ställ in följande under Order Settings:
How do you want to identify your Svea orders? – Payment Method (endast ordrar med valda betalningsvillkor) eller Include all incoming orders.
Identify Svea Orders by Payment Method – de betalningsvillkor i Fortnox som markerar en order som en Svea-order.
Svea merchant name och Svea terms uri – visas för kunden i Svea Checkout. Obligatoriska.
Svea minutes until link expires – 20 minuter om fältet lämnas tomt, högst 256320 (180 dagar).
Defer Svea delivery – Yes förhindrar att ordern levereras automatiskt i Svea Payment Admin.
Exclude Orders created before this date – äldre Fortnox-ordrar hoppas över.
Du behöver även Instore API username och Instore API password.
Checklista inför driftstart
Både Fortnox och Svea visar en grön bock under Connect Systems.
Endast de flöden du behöver är aktiverade – inget orderflöde om din webbutik redan skickar ordrar till Fortnox.
Svea finns upplagt som betalsätt i Fortnox.
Booking Accounting Settings for Settlements är ifyllt för Svea och din redovisningskonsult har godkänt kontona.
Payout Reference Field stämmer med det fält som dina fakturor faktiskt använder. Kontrollera det på en riktig faktura.
Test Mode är inställt på No.
Testa ordrar och returer med några Svea Order ID:n eller Checkout ID:n i testpanelen. Utbetalningar går oftast inte att testa – följ de första körningarna i produktion.
Schemalägg Export Payouts to Fortnox så att den körs en gång per dag, vanligtvis kl. 23:00.
Kontakta din onboardingkontakt på Junipeer för att gå igenom inställningarna innan ni går live.
Vanliga fallgropar
"No invoice found" på utbetalningar. Junipeer letar i fel fält, referensformatet skiljer sig (till exempel ett prefix) eller så har fakturan inte skapats ännu. Kontrollera Payout Reference Field, Use Payment ID as Payout Reference och Svea Order Reference Manipulation och kör sedan om den misslyckade utbetalningsuppgiften.
Ordrar skapas två gånger. Orderflödet är aktiverat både här och i din webbutiksintegration. Stäng av det här.
Returer skapas som fakturor i stället för kreditfakturor. Kontakta Junipeers support omgående – mappningen för returer måste korrigeras.
"The payment date cannot precede the invoice date" (på svenska: "Betaldatum kan inte ligga före fakturadatum"). Fakturan fick ett datum efter att Svea registrerade betalningen, till exempel för att den skapades vid leverans. Att köra utbetalningen igen ger samma fel. Registrera betalningen manuellt i Fortnox och se till att fakturor skapas snart efter betalningen.
"Invoice … is not booked, cannot add payment". Fortnox tar bara emot betalningar på bokförda fakturor. Bokför fakturan i Fortnox och kör sedan om utbetalningsuppgiften för det datumet.
Betalsättet saknas i listan. Skapa det i Fortnox och klicka sedan på Clear Cache.
Svea aktiverades i webbutiken innan Junipeer var konfigurerat. Tidiga ordrar kan få felaktiga utbetalningsreferenser. Konfigurera alltid Junipeer först.
Fler fel finns i referensen för felkoder, eller kontakta support@junipeer.io.