Den här guiden är för dig om både Shopify och Fortnox är anslutna och inställningssidan känns överväldigande. Den visar den kortaste säkra vägen till en grundläggande uppsättning: vilka flöden du ska aktivera, vilka inställningar du måste fylla i, hur du testar en order och hur du startar synkroniseringen.
Du behöver inte fylla i alla inställningar. Börja med dem som är markerade som obligatoriska, testa och finjustera senare.
Det här synkar en Shopify + Fortnox-integration
En grundläggande uppsättning för bokföringen: allt går från Shopify till Fortnox.
- Ordrarordrar och fakturor
- Returerkreditfakturor
- Utbetalningarfakturor markeras betalda
Lagersaldo och produkter kan också synkas, men behövs inte för bokföringen.
Innan du börjar
Båda systemen visar Connected under Get Started → Connect Systems.
Fortnox är förberett: en integrationsanvändare, dina valutor, momssatser, betalsätt och artiklarna refund_discrepancy och refund_fee. Se Förbered Fortnox för integration.
Om en vallista i inställningarna är tom beror det nästan alltid på anslutningen, inte på inställningen. Kontrollera att systemet är anslutet och klicka sedan på Clear Cache på inställningssidan.
Steg 1 — Välj dina flöden
Gå till Get Started → Select flows. För en grundläggande uppsättning är det här flödena du bör överväga:
Flöde | Aktivera? | Vad det gör |
|---|---|---|
Exportera ordrar till Fortnox | Ja | Skickar Shopify-ordrar till Fortnox, där de blir ordrar (och fakturor). |
Exportera returer till Fortnox | Rekommenderas | Skapar en kreditfaktura i Fortnox när du gör en återbetalning i Shopify. |
Exportera utbetalningar till Fortnox | Valfritt | Bokför utbetalningar från Shopify och markerar fakturorna som betalda. |
Exportera lagersaldon till Shopify | Valfritt | Skickar lagersaldon från Fortnox till Shopify. Endast om ditt lager hanteras i Fortnox. |
Omvandla Fortnox-ordrar till fakturor | Endast vid behov | Skapar fakturan senare, till exempel när ordern har levererats. Se steg 2. |
Du kan låta övriga flöden vara avstängda. Du kan när som helst komma tillbaka och aktivera fler flöden.
Steg 2 — Fyll i inställningarna
Gå till Configure → Settings. Obligatoriska inställningar är markerade. Nedan finns de obligatoriska inställningarna för varje flöde, plus de få som oftast har betydelse. Klicka på ? bredvid en inställning för mer information.
Ordrar: obligatoriska inställningar
Inställning | Vad den betyder | Att tänka på |
|---|---|---|
Standardbetalningsvillkor i Fortnox | De betalningsvillkor som sätts på nya kunder i Fortnox. | Välj bland de betalningsvillkor som finns i ditt Fortnox. |
Standardbetalningsvillkor för ordrar i Fortnox | De betalningsvillkor som sätts på ordrar när betalningsmetoden inte är mappad. | Detta är reservvärdet. Du kan senare mappa betalningsmetoder till olika villkor i Map Terms of Payment. |
Uppdatera kunduppgifter i Fortnox | Om befintliga kunder i Fortnox ska uppdateras med uppgifterna från varje ny order. | No lämnar befintliga kunder som de är. |
Fraktavgift som orderrad | Om fraktavgiften läggs till som en egen orderrad. | Standard är Yes. Raden använder artikeln i Default Article number used for Shipping Fee (standard frakt). |
Skapa saknade artiklar i Fortnox | Skapar en artikel med minimala uppgifter om en order innehåller en artikel som inte finns i Fortnox. | Standard är Yes. Om No misslyckas ordern tills artikeln finns. |
Aktivera inaktiverade artiklar | Återaktiverar en inaktiv artikel i Fortnox när en order innehåller den. | Standard är Yes. Risken är att artiklar som du avsiktligt har inaktiverat återaktiveras. |
Lägg till moms på orderrader | Om momssatsen skickas med på varje orderrad. | Om du är osäker, välj No och låt Fortnox tillämpa moms utifrån sina egna inställningar. |
Hur skickas priser till Fortnox? | Om priserna på orderraderna är Including VAT eller Excluding VAT. | Inställningen måste stämma med hur priserna kommer från din butik. Blir det fel får du dubbel moms eller saknad moms på varje faktura. Stäm av med den som sköter er bokföring. |
Ordrar: de inställningar som oftast spelar roll
Transform new orders to Invoice in Fortnox – det viktigaste valet. Yes skapar en faktura så snart ordern kommer in, oavsett om den är betald eller skickad. Om du bara vill skapa fakturor när ordrar är levererade väljer du No och aktiverar i stället flödet Transform Fortnox orders to Invoices. Ge det flödet ett filter som bara släpper igenom levererade ordrar, och kör det på ett schema eller vid orderuppdateringar. Utan filtret fakturerar det ordrarna vid nästa körning. Se Shopify och Fortnox: när en order skickas, faktureras och uppdateras.
Book keep converted invoices – krävs när inställningen ovan är Yes. Standard är Yes: fakturan bokförs när den skapas.
Shopify Order Statuses – vilken status en order måste ha i Shopify innan den skickas.
Add Order number to Fortnox – vilka fält i Fortnox som får Shopifys ordernummer. ? visar den rekommenderade inställningen. Utbetalningar använder detta senare för att hitta rätt faktura.
Order exclusion date – under Order Settings kan du ange ett startdatum så att gamla ordrar inte synkas vid första körningen.
Sales Account mapping & OSS VAT – endast om du säljer till konsumenter i andra EU-länder. Använd de försäljningskonton som du har förberett i Fortnox.
Returer: obligatoriska inställningar
Inställning | Vad den betyder | Standard |
|---|---|---|
Skicka kreditfakturor | Om kreditfakturan skickas till kunden. | No |
Bokför kreditfakturor | Om kreditfakturan bokförs i Fortnox. | Yes |
Båda har standardvärden, så du kan oftast behålla dem.
Utbetalningar: obligatoriska inställningar
Payout Reference Field – vilket fält i Fortnox som innehåller referensen som används för att hitta fakturan för varje utbetalningstransaktion. Det måste vara det fält som ditt ordernummer hamnar i (se Add Order number to Fortnox). Om det är fel kan utbetalningar inte matchas och fakturor markeras aldrig som betalda.
Booking Accounting Settings for Settlements – lägg till betalleverantören Shopify och fyll i:
Payment Method – betalningssättet i Fortnox för den här leverantören.
Account Number Bank Costs – leverantörens avgifter. Vanligtvis 6570.
VAT account for provider fees – vanligtvis 2641 i Sverige. Avgifter för Shopify Payments har ingen moms, så ingenting bokförs här, men fältet måste fyllas i.
Account Number for Penny rounding – små differenser mellan fakturerat och betalt belopp. Vanligtvis 3740.
Det är den som sköter er bokföring som bör bestämma vilka konton som ska användas.
Lager: obligatorisk inställning
Sync Webshop Articles only – Yes skickar endast Fortnox-artiklar som är markerade som Webshop Article (Webshopartikel). Välj Yes om du har artiklar i Fortnox som inte ska säljas online.
Steg 3 — Testa en order
Testa med en enda order innan något körs automatiskt.
Använd Export One på sidan Flows (eller teststeget i Get Started) och ange id:t för en order.
Kontrollera i Tasks att uppgiften slutfördes, och i Logs om det finns varningar eller fel.
Öppna ordern eller fakturan i Fortnox och kontrollera den själv: kunden, orderraderna, momsen, betalningsvillkoren och fraktraden.
Om något är fel, justera inställningarna och testa igen. De vanligaste orsakerna är saknade artikelnummer, fel momsinställning eller en valuta som inte är aktiverad i Fortnox. En slutförd uppgift är inget bevis — det är det du ser i Fortnox som gäller.
Om returer är aktiverade, testa en retur på samma sätt.
Steg 4 — Starta synkroniseringen
När testet ser rätt ut, gå till Get Started → Start Syncing:
Stäng av onboardingläget under Configure → Settings → General.
Lägg till ett schema för varje flöde du har aktiverat. Vanliga val:
Flöde | Vanligt schema |
|---|---|
Orders, refunds | var 5:e eller 15:e minut |
Stock | var 5:e eller 15:e minut |
Payouts | en gång om dagen, till exempel kl. 23:00 |
Ordrar och returer kan även triggas av webhooks för synkronisering i nära realtid. Du kan behålla ett schema som säkerhetsnät.
Titta in i Dashboard och Logs då och då under de första dagarna.