Varje Shopify-order blir en order i Fortnox. Den skickas vid första körningen efter att den har skapats eller ändrats i Shopify, om den har en status som du har valt. Fortnox-ordern uppdateras tills den blir en faktura. Därefter når ändringar Fortnox endast som kreditfakturor.
Inställningarna nedan finns under Configure → Settings, i Export Orders to Fortnox om inget annat flöde anges.
1. Vad som skickar ordern
Flödet Export Orders to Fortnox körs enligt ett schema, till exempel var 5:e eller 15:e minut, via webhook när Shopify rapporterar en ny eller uppdaterad order, eller både och. Varje schemalagd körning hämtar de ordrar som har skapats eller ändrats sedan föregående körning.
En redigering, en leverans eller en makulering i Shopify räknas som en ändring. Ordern hämtas då på nytt och Fortnox-ordern uppdateras, så länge den inte har fakturerats.
2. Vilka ordrar som skickas
Inställningen Shopify Order Statuses (under Order Settings) avgör vilken status en order måste ha innan den skickas:
Inget valt: alla ordrar skickas vid första körningen efter att de har skapats.
Fulfillment: Fulfilled: ordern skickas när den har levererats i sin helhet.
Fulfillment: Fulfilled och Fulfillment: Partially Fulfilled: ordern skickas när den första delen har levererats.
Andra inställningar, till exempel ett land eller ett exkluderingsdatum, kan också hålla tillbaka en order. Se Ordrar som inte syns i Fortnox.
En order som levereras i två delar är fortfarande en enda order i Fortnox. Separat fakturering av varje leverans görs i Fortnox.
3. När fakturan skapas
Din konfiguration | När fakturan skapas |
|---|---|
Transform new orders to Invoice in Fortnox är Yes (under Invoice Settings) | Direkt efter att ordern har skapats i Fortnox. Med Transform Only Paid Orders gäller det endast ordrar som redan är betalda. |
Flödet Transform Fortnox orders to Invoices är aktiverat | När det flödet körs. Med filtret Shipment Status = Fulfillment: Fulfilled på flödet sker det endast när ordern har levererats i Shopify. |
Inget av dem | Du fakturerar själv i Fortnox. |
Bra att veta:
Book keep converted invoices (standard Yes) bokför fakturan när den skapas. Send Invoice avgör om den skickas till kunden.
Fakturadatumet är det datum då betalningen drogs i Shopify. Om du drar betalningen vid leverans blir det leveransdatumet.
Om båda flödena körs enligt schema, välj Trigger after another job för fakturaflödet under Configure > Scheduling, så att det startar efter orderflödet.
4. Ändringar efter att ordern har skickats
När fakturan har skapats tillämpas inte längre ändringar: en bokförd faktura kan inte redigeras (loggen visar "Fortnox invoice (…) is already booked"). Rättelser görs med kreditfakturor, som Export Refunds to Fortnox skapar utifrån återbetalningar i Shopify.
Att ta bort en artikel genom att redigera ordern är en återbetalning i Shopify, och raden ligger kvar på ordern. Fortnox-ordern behåller därför artikeln, och borttagningen kommer endast som en kreditfaktura. Om du fakturerar manuellt får du även rätta manuellt.
Se Återbetalningar och returer i Fortnox och Inställningar för orderrader i Fortnox och ändringar efter köp.
5. Makuleringar
Makulerad i Shopify: Canceled Order Status (under General Settings) anger vilka Shopify-statusar som makulerar Fortnox-ordern, till exempel Order Cancelled. Om fältet är tomt makuleras ingenting. En faktura som redan har skapats påverkas inte; återbetala ordern i Shopify för att få en kreditfaktura.
Makulerad i Fortnox: flödet Update Order Statuses in Shopify kan makulera Shopify-ordern. I dess inställning Map Order Statuses/Actions mappar du Cancelled till en av åtgärderna Cancel Order. Utelämna Close Order: den gör ingenting ännu.
6. Leverans från flera butiker (Fortnox lagermodul)
Med lagermodulen ska du ha Mark order as Warehouse Ready / Delivered before creating invoice (under Invoice Settings) aktiverad: Fortnox fakturerar inte en order som inte är markerad som levererad. Lagret lämnar lagerplatsen i det steget. Om fakturan skapas i kassan och en annan butik tar över ordern senare har lagret redan lämnat den första lagerplatsen.
För att lagret ska följa ordern tills den levereras, ställ in Set Delivery State when order is created (under General Settings) på reservation och fakturera endast levererade ordrar med filtret Shipment Status ovan. Fortnox-ordern reserverar då endast artiklarna.
7. När du ska kontakta supporten
Kontakta support@junipeer.io om ordrar eller fakturor når Fortnox vid fel tidpunkt. Ange ett order-ID från Shopify och ett uppgifts-ID från sidan Logs eller Tasks.